TKYS'de düşülen kitap KOHA'da silinmeli mi?

 

Soru: TKYS'de düşülen kitap KOHA'dan nasıl düşülür?
Yanıt: Hayır.

Kitaplar TKYS'den düşüldüyse, kitap düşme işlemlerinin yapıldığını varsayıyorum. Yani

İçerik bilgisi açısından güncelliğini yitirmiş veya ciltlenmeyecek şekilde yıpranmış materyaller harcama yetkilisince oluşturulacak bir komisyon tarafından kayıtlardan çıkartılmak üzere kütüphane dermesinden ayıklanır. Komisyonca kayıtlardan çıkartılmasına karar verilen materyaller için 10 no.lu “Kayıttan Çıkarma Teklif ve Onayı” hazırlanır.

Kayıttan Çıkarma Teklif ve Onayı Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisince, bu tutarı aşanlar Bakanlık üst yönetici tarafından imzalanır (Bu oran her mali yılbaşı Muhasebat Genel Müdürlüğünün bir no.lu tebliği ile duyurulur.) Materyallerin kayıttan çıkarılması işlemine ilişkin düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ve Kayıttan Çıkarma Teklif ve Onayı düzenleme tarihini takip eden on gün içerisinde kütüphanenin bağlı olduğu muhasebe birimine gönderilir.

Kayıtlardan çıkarılan materyaller Milli Emlak Müdürlüğü’ne veya varsa resmi kurumlar (Belediyeler dâhil) bünyelerinde oluşturulmuş “Atık Kâğıt Toplama Birimlerine” teslim edilir. Karşılığında alınan belge, Kayıttan Çıkarılma Teklif ve Onay Tutanağı ekine konur.

Kayıttan çıkarılan materyalin yukarıda belirtilen yerlere verilmesinin mümkün olmadığı hallerde Taşınır Mal Yönetmeliğinin 28. maddesinin 5. bendine göre işlem yapılır. Söz konusu yönetmelik hükmünde “ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesine karar verilen taşınırlar harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir” denilmektedir. Buna göre kayıtlardan çıkarılan materyaller harcama yetkilisince oluşturulacak olan İmha Komisyonu tarafından imha edilir ve düzenlenecek olan imha tutanağı kayıttan çıkarma belgelerinin ekine konur. Her mali yıl sonunda sayım yapılması zorunludur.

Harcama yetkilisi üç kişiden oluşan sayım komisyonu oluşturur. Çocuk kitapları deposunda bulunan (1501501) koduyla kayıt edilen kitaplar ile dayanıklı taşınır hesap koduyla (255070201) kayıt edilen kitaplar ayrı ayrı sayılır. Yönetim hesabına esas olmak üzere düzenlenecek olan 12 no.lu depo sayım tutanakları düzenlenerek imzalanır.

Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi değişikliklerinde sayım yapmak zorunludur. Sayım, harcama yetkilisi tarafından, görevi bırakacak ve devralacak taşınır kayıt kontrol yetkililerinin de içinde olacağı en az üç kişiden oluşan sayım ve devir teslim komisyonu tarafından yapılır ve sayım sonunda 11 no.lu devir teslim tutanağı düzenlenerek imzalanır. Harcama yetkilisinin gerek gördüğü hallerde harcama yetkilisince oluşturulacak en az üç kişiden oluşan komisyon marifetiyle sayım yapılır ve 12 no.lu depo sayım tutanağı düzenlenerek imzalanır.

Bu işlemler yapıldıktan sonra sıra KOHA'dan kitapların düşümünü yapmaya gelir. Bunun için:

1 Materyal Arama >  Barkod numarası girilir ve kayıt bulunur.
2 Düzenle > 0 - Materyal Statüsü (9520) kısmında "Eser Koleksiyonda" yerine "Düşüm yapıldı" seçilir.
3 1 - Düşüm / Devir Tarihi (9521) bölümünde düşüm yapılan tarih girilir.
4 - - Düşüm nedeni kısmına düşüm nedeni seçeneklerinden biri seçilir.
5 Değişiklikler kaydedilir.

Soru: Sistem bu işlemi yapmama izin vermiyor. Ne yapmalıyım?
Yanıt: Sistem bu işlemi yapmanıoza izin vermiyorsa, kütüphane yöneticisi işlemi yapacak kişiye bu yetkiyi tanımlamak zorundadır.

Soru: TKYS'de düşülen kitabı KOHA'dan silsem olur mu?
Yanıt: Hayır. Kaydı silerseniz o kitapla ilgili tüm işlemler silinir. Bu da istatistikleri etkiler. Kitaba ilişkin tüm kayıtlar yok olmuş olur.

Selamlar,
Şener Yelkenci

Join kutuphaneci@kutuphaneci.groups.io to automatically receive all group messages.