Resmi Mail (Outlook) #halkkütüphanesi #eposta

 

Büyük ihtimalle yalnız halk kütüphanelerini sonrasında belki biraz da Outlook kullananları ilgilendirecek bir mail. Diğer kişiler bu maili doğrudan silebilir.

Merhaba,

Halk kütüphanelerinin kullandıkları resmi e-posta hesaplarında (MS Outlook) pek çok kütüphanenin cevap yazarken istemsizce tüm kütüphanelere mail yazdığına şahit oluyoruz. Hatta yer yer deneyimli kullanıcıların da bu yanlışa düştüğünü görüyoruz.

Pek çok kütüphane gibi bizim de mailimizi müdür, kütüphaneci ya da o an sorumlu personel kullanabiliyor. Genel Müdürlüğün bir şubesinden gelen maili cevaplarken düşülebilecek olan bu yanlışa engel olmak için "varsayılan" ayarlarında ufak 2 değişiklik yapma gereği duyduk (Aslında bu ayarlar Genel Müdürlükçe de tüm epostalarımız için "varsayılan" olarak ayarlansa, kirlilik yaratan bu durum hiç yaşanmayabilirdi.)

1- Ayarlar (Sağ üstteki "çark") > Seçenekler > Posta > Otomatik İşleme > Yanıt Ayarları > Yanıtla (Reply)
Bu ayarla, gelen iletiyi yanıtlamak istediğinizde öncelikli tercih olarak sadece gönderen kişiye yanıt yazmanızı öneriliyor. Dilerseniz bunu "tümünü yanıtla (reply all)" ya da "ilet" (forward) seçeneğiyle değiştirebiliyorsunuz.

2- Gelen kutusu (Inbox) filtre kısmında > "Farklı göster" > "İletiler"
Bu alandaki "Konuşmalar" seçeneği son zamanlarda pek çok e-posta hizmetinin tercih ettiği kullanışlı bir seçenek. Ama özellikle iletilerin silinmesi aşamasında yanlışlıkla, gönderilen ilk iletinin de silinmesine neden olabildiği için, her iletinin birbiriyle ilinti kurulmadan bağımsızca görünen şeklini tercih ediyoruz. Böylece peşi sıra gönderilen ve bizi ilgilendirmeyen başka kütüphanelerinin yanıt maillerini silerken, genel müdürlüğün gönderdiği ilk iletiyi silmemiş oluyoruz.

Selamlar,
Şener Yelkenci
Ardeşen İHK

Not: Bu mailin, teknolojinin geldiği bu çağda biraz basit, hafif moronca kaçtığını biliyorum ama işte o teknolojinin basamak basamak çıkılarak edinilmemesi nedeniyle yaşanılan aksaklıklardan dolayı bu açıklamalar ihtiyaç duyulabiliyor.

Bu vesileyle 20 yıl kadar önce, bilgisayar teknolojisinin arkaik dönemlerinde, e-posta kullanımı konusunda eğitim aldığımız sevgili hocalarımıza buradan sevgi ve saygımızı da sunuyorum (Oysa o bilgilere, bugün için, artık "köhnemiş ve gereksiz" demeyi ne çok isterdim :P)

Join kutuphaneci@kutuphaneci.groups.io to automatically receive all group messages.